介護記録の電子化とは？メリットやデメリットをチェック

近年介護の現場でも、インターネットなどを活用した、デジタル化への動きが活発です。介護記録を電子化したり、介護ロボットの実用化が検討されたりと、さまざまな取り組みが行われています。とはいえ、「電子化するってどんなこと？」「なんだか難しそう」と感じている方もいるのでは？そこでこの記事では、介護現場で働く方にも身近な「介護記録の電子化」を中心に、そのメリットやデメリットなどについて解説していきます。

介護記録は手書きから電子化へ

利用者さんの体調やその日の様子、行った介護サービスなどを記載する介護記録は、ケアを行う上で欠かせないものです。これまでの介護記録には、次のような問題点が見られました。

業務負担が大きい！手書きの介護記録

これまでの介護記録は、手書きで行うことがほとんど。「利用者さんのケアを終えてから記入している」と業務外で時間を設けて対応している介護職員の声も多く耳にします。

紙への記入は手軽さがある反面、できあがった書類を事業所に届けるなど移動コストもかかるもの。毎日のこととなれば、やはり業務負担は大きくなります。

これらの働き手の負担に加え、今後さらに少子高齢化が進むことに鑑み、問題点を解消するために、国を挙げて介護記録の電子化が推進され始めました。

介護記録は電子化で効率的に

介護記録の電子化など、介護現場でのデジタル化（ICT化）は、厚生労働省主導で行われています。すでに2018年には「2040年を展望し、誰もがより長く元気に活躍できる社会の実現に向けて」が公表され、ロボットやAI、ICTを使った取り組みの推進がスタート。

こうした取り組みには、電子化することで書類作成時間を減らし、働く方の負担を軽減する動きも含まれています。このように、介護記録の電子化は、国を挙げて行われている取り組みなのです。

介護記録を電子化するメリットとは

ここからは、介護記録を電子化するメリットについて見ていきましょう。

業務が効率化される

介護記録を電子化すると、業務効率がUPします。たとえば、インターネット回線につながったタブレット端末などを用いれば、記録と同時に事業所への報告を終えることも可能です。紙の介護記録のように、提出のためだけに事業所に足を運ぶ必要もなくなります。入浴など手が離せないケアの最中にメモ書きした記録を後から清書する必要もないため、これまでよりも時間を有効活用できるでしょう。

事業所内外での情報共有がしやすくなる

介護記録が電子化されると、それぞれの利用者さんのデータが記録ソフト上で1つにまとまります。そのため、事業所内外での情報共有が行いやすくなるでしょう。たとえば、利用者さんの体調や状況などを、事業所内にいながら知ることも可能です。シフト機能が搭載されているものであれば、スタッフの勤務状況などさまざまなデータ共有も簡単に行えるでしょう。

利用者さんにかける時間を増やせる

介護記録を電子化すると、書類作成にかける時間が大幅に減ります。時間に余裕が生まれるため、利用者さんにかける時間を増やすことも可能です。働く方の負担が軽減することで、介護の質を向上することに尽力できれば、利用者さんにとっても大きなメリットとなるでしょう。

介護記録を電子化するデメリットとは

ここからは、介護記録を電子化するデメリットについても見ておきましょう。

IT機器の操作を覚える必要がある

介護記録を電子化するためには、導入したIT機器の操作を覚えなければなりません。IT機器に苦手意識がある方は、操作を覚えることに負担を感じる可能性があるでしょう。一方で、こうした方向けに操作の研修を行ったり、紙と電子端末を一緒に使ったりといった対応をしている企業もあります。IT機器が苦手と感じる方でも安心して働ける可能性が高いでしょう。

機器の導入など初期費用がかかりやすい

介護記録を電子化する際には、専用の機器を導入するなど、初期費用がかかりやすいものです。導入を検討している事業所にとっては、この点がデメリットでしょう。最近は、月単位で一定額の費用を支払うクラウド型の介護記録サービスも登場しています。こうしたサービスを利用すれば、導入コストを抑えることができるでしょう。

セキュリティ対策やデータ消失などのリスク

介護記録を電子化する場合には、個人情報を取り扱うためのセキュリティ対策や誤操作によるデータ消失などのリスクに備えることも大切です。他社が提供する既存のシステムを利用する場合には、これらのリスクに対するサポート体制の有無などをチェックしておくとよいでしょう。

介護記録を電子化するために必要なもの

介護記録を電子化するためには、介護記録ソフトや専用のIT機器の導入が必要です。ただし最近は、特別な端末を用意しなくとも、それぞれのスマホにアプリをダウンロードするだけで電子化できるサービスも登場しています。初期費用が気になる事業所は、こうしたサービスを検討してみるとよいでしょう。

介護記録を電子化したときの監査はどうする？保管方法や保存期間はどのくらい？

ここからは、介護記録を電子化したときの監査や保管方法、保存期間について見ていきましょう。

原則的には「紙で印刷しなくてもよい」

介護事業所を運営していく中では、指定期間内に1回、自治体担当者による実地指導が行われます。この際、介護記録が電子化されている場合は、必要なデータを自治体担当者に画面上で閲覧してもらうという対応でも間違いではありません。ペーパーレスに理解のある担当者であれば、こうした対応ができることもあるでしょう。

一方で、自治体担当者から必要なデータを紙で抽出するよう要求される可能性もあります。このあたりは、各自治体担当者の意向によって変化しやすいでしょう。

データでの保管も可能に！保存期間は2年

介護記録は、「介護保険の文書」に該当する書類で、作成から2年間は保存しておく必要があります。紙の介護記録であればファイリングなどを行い、規定の期間、保管していた事業所も多いでしょう。

しかし、2021年1月13日に行われた社会保障審議会にて、電磁的つまりはデータでの保管を認めることが決定しました。今後は、電子署名で同意を得ている書類などは、データのまま保存することができます。物理的な場所もいらなくなり、記録をファイリングする手間なども軽減できるでしょう。

介護記録の電子化は働き手の負担も軽減する！

業務効率の向上や情報共有がしやすくなるなど、介護記録の電子化は働く方の負担を軽減してくれます。導入コストの高さやセキュリティ対策など、留意しておくべき点もありますが、少子高齢化が進む中では今後も積極的に導入が進められていくでしょう。この記事も参考に、ぜひ介護記録の電子化について理解を深めてみてくださいね。